Oleh: Fiqri Syahrul Ramdhani, Naflah Sabitah, Aufa Nadia Oktaviani, Ayu Rahma Putri
Siapa yang nggak kenal istilah magang? Sebutan ini telah populer terutama di kalangan mahasiswa, yang diartikan sebagai bagian dari pelatihan kerja, biasanya dilakukan oleh mahasiswa tingkat akhir sebagai salah satu syarat utama dalam menyelesaikan perkuliahan. Tuntutan dunia kerja yang semakin tinggi menyebabkan magang menjadi salah satu proses penting bagi perjalanan pendidikan mahasiswa. Lewat proses magang, mahasiswa dapat mengaplikasikan kemampuan teknis dan keterampilan yang dimiliki, serta mempelajari skill-skill baru. Pandangan tersebut didorong dengan kenyataan berkembangnya industri 4.0 yang membuat kesempatan magang mahasiswa terbuka lebar. Lantas, gimana cara mahasiswa mempersiapkan magang di era industri yang serba kompetisi ini? Apa peran kampus sebagai institusi pendidikan mahasiswa dalam penyelenggaraan magang?
Dalam merencanakan suatu program magang, inisiatif berasal dari dosen sebagai tenaga pengajar. Dari inisiatif tersebut kemudian diwujudkan dalam bentuk rencana kegiatan yang memuat beberapa tahapan yaitu membuat kesepakatan dengan mahasiswa, menghubungi lembaga yang dapat diajak kerjasama untuk tempat magang, dan melaporkan rencana magang ke pihak jurusan/fakultas. Dalam prosesnya, mahasiswa yang melaksanakan magang akan dipantau oleh dosen dan wajib membuat laporan tertulis setelah pelaksanaan magang berakhir (Daryanto, 2009). Lalu kira-kira, apakah semua kampus bisa menyelenggarakan magang dengan sistem yang mulus dan tanpa hambatan? Nyatanya, nggak semua, lho. Hal inilah yang terjadi di lingkungan Vokasi, Universitas Brawijaya sejak awal 2020 yang lalu. Padahal jika dipikir-pikir, dosen atau pihak kemahasiswaan seharusnya bisa menjadi jembatan informasi antara tempat magang dengan mahasiswa, serta perkembangan teknologi informasi sebagai penunjang kemudahan magang pun seharusnya tidak menjadi hal yang ditutupi keberadaannya. Lalu, kok bisa bermasalah?
Problematika sistem magang vokasi
Timbul banyak pertanyaan dari mahasiwa vokasi mengenai kegiatan magang yang akan mereka lakukan pada semester 4. Pertanyaan yang sering muncul ialah waktu pelaksaan magang, kapan kita melakukan magang? Berapa lama kita melakukan kegiatan magang? Dan masih banyak pertanyaan yang ingin mahasiswa vokasi tanyakan. Namun, jawaban yang diberikan oleh pihak vokasi dapat dikatakan ambigu. Maksudnya jawaban dari pihak vokasi bermakna lebih dari satu sehingga kadang-kadang menimbulkan keraguan, kekaburan, ketidakjelasan, dan lain sebagainya.
Banyak mahasiswa yang sudah terlanjur apply lamaran magang mereka kepada instansi atau lembaga yang membuka lowongan magang sehingga banyak pula mahasiswa yang mengundurkan diri dari instansi tersebut karena ketidakjelasan dari sistem magang vokasi. Dampak dari permasalah tersebut ialah reputasi fakultas dari universitas tersebut jadi dipandang buruk oleh instansi atau lembaga tersebut. Hal itu dapat mempengaruhi lulusan mahasiswa dari fakultas tersebut juga ikut tercemar sehingga dapat berdampak pada masa depan karir mahasiwa yang berasal dari fakultas tersebut.
Contoh permasalahan lain seperti perubahan sistem magang yang tidak segera terinformasikan kepada mahasiswa. Akibatnya terjadi kesalahan dalam memaknai informasi yang diberikan oleh pihak vokasi kepada para mahasiswa sehingga timbul banyak permasalahan. Beberapa mahasiswa telah melaksanakan magang selama lebih dari 4 bulan padahal pihak vokasi telah merubah sistem magang tentang lama waktu pemagangan. Hal itu membuat mahasiswa yang terlanjur memperpanjang kontrak magang menjadi kebingungan. Apa yang sebaiknya mahasiswa tersebut lakukan? Mahasiswa tersebut harus mengundurkan diri atau bertahan?
Mahasiwa juga harus menelan fakta pahit bahwa pihak vokasi belum melakukan kerja sama antar instansi atau lembaga dalam proses pemagangan, maka hal itu membuat mahasiswa melakukan pra-magang secara individu, seperti menelpon berbagai instansi atau lembaga yang membutuhkan lowongan magang, mencari lowongan magang di berbagai media sosial, bertanya kesana kemari untuk mencari informasi mengenai rekomendasi lembaga atau instansi yang bagus untuk dijadikan tempat magang dan lain sebagainya. Hal tersebut menguras waktu dan tenaga mahasiswa, belum lagi apabila ada suatu instansi atau lembaga yang tidak mengajarkan pekerjaan yang seharusnya mahasiswa lakukan di masa depan nanti. Contohnya mahasiswa perpustakaan seharusnya melakukan penginputan data daftar pustaka namun mahasiswa perpustakaan tersebut tidak diajarkan oleh instansi tersebut melainkan mahasiswa perpustakaan hanya diberikan tugas untuk menjaga perpustakaan dan menata bahan pustaka di rak-rak yang telah disediakan. Sangat tidak efisien bukan?
Dari permasalahan-permasalahan diatas disebabkan oleh terlambatnya sosialisasi pemagangan kepada mahasiswa vokasi. Mengapa hal itu bisa terjadi? Alasan yang disampaikan oleh pihak vokasi ialah belum adanya izin atasan untuk memberikan sosialisasi kepada mahasiwa. Sungguh alasan yang cukup simple dan tidak bisa mahasiswa terima dibanding dengan banyaknya dampak yang terjadi apabila sosialisasi tersebut tidak segera dilaksanakan.
Peran mahasiawa sebagai kontributor solutif
Kurangnya informasi keteknisan kegiatan magang dari pihak fakultas berdampak pada proses persiapan karir mahasiswa. Dampaknya ialah, mahasiswa mengalami ketertinggalan seputar informasi magang, mahasiswa juga kesulitan mencari instansi/ lembaga yang sedang membutuhkan karyawan magang. Selain itu, tidak adanya kerjasama dari pihak fakultas bersama instansi/ lembaga yang membutuhkan karyawan sesuai dengan jurusan perpustakaan dan arsip. Contoh kasus dari dampak diatas yaitu, mahasiswa tidak memiliki skill/ilmu saat memasuki dunia kerja. Oleh karena permasalahan itu, perlu dibuatnya website khusus pamflet/aplikasi berbasis website.
“LOKER PPA, Aplikasi Berbasis Website”. Hadir sebagai sebuah inovasi ide yang memudahkan mahasiswa magang perpustakaan dan arsip sebagai upaya meminimalisir ketertinggalan mahasiswa dalam mengakses informasi seputar magang. LOKER ini akan menjadi alternatif koordinasi dalam penyediaan informasi antara pihak Fakultas dan Instansi penyedia magang sehingga alur magang para mahasiswa berjalan dengan maksimal. Lantas, apa saja kelebihan LOKER PPA? Saat ini, LOKER PPA memiliki beberapa fitur lho.
Fitur pertama, menggunakan sistem login. Pada saat proses login ke website ini, pengguna atau mahasiswa/i harus mengikuti tes jurusan atau minat dan bakat yang sudah tertera di websitenya. “Rumit sekali mengakses websitenya, Kenapa harus ada tesnya!” Tenang, tes ini hanya berisi 5-10 pertanyaan tentang psikotes tujuannya agar mengetahui minat dan bakat yang mereka miliki yang nantinya dapat merekomendasikan program magang/program kerja apa yang cocok untuk si pengguna atau mahasiswa. Fitur Kedua. saat sudah login, pengguna atau mahasiswa/i mendapatkan rekomendasi instansi magang dari kampus sesuai jurusan/bidang keahlian mahasiswa. Fitur Ketiga. Sistem layanan/Prosedur koordinasi dilakukan secara online antara mahasiswa, kampus, dan tempat magang selama proses pelaksanaan magang. “Apa LOKER PPA punya kelemahan?” Untuk saat ini LOKER PPA aplikasi berbasis website belum menemukan kelemahan. Sebab, LOKER ini mudah diakses, tidak berbayar dan terdapat banyak fitur yang memudahkan mahasiswa untuk mencari intansi/ lembaga sesuai kriteria yang mahasiswa inginkan. Jadi, sangat sulit untuk menemukan kelemahan dari LOKER PPA ini.
LOKER PPA aplikasi berbasis website ini akan menjadi alternatif koordinasi dalam penyediaan informasi antara pihak Fakultas dan Instansi penyedia magang sehingga alur magang para mahasiswa berjalan dengan maksimal. Dan LOKER berbasis website ini hadir sebagai sebuah inovasi ide yang memudahkan mahasiswa magang perpustakaan dan arsip sebagai upaya meminimalisir ketertinggalan mahasiswa dalam mengakses informasi seputar magang. Ada juga beberapa fitur kelebihan dari LOKER berbasis website ialah mempunyai beberapa fitur yang memudahkan dalam mengakses suatu instansi yang membuka lowongan magang. Dengan demikian, inovasi ini mampu menjadi salah satu solusi atas problematika yang terjadi.
Penulis: Mahasiswa Vokasi Universitas Brawijaya
