Malang, Kanal24 – SIREKOD dan SIMEMORI yang dikembangan oleh FIA UB mendapat perhatian khusus di Universitas Brawijaya. Terbukti dua aplikasi ini mendapatkan penghargaan dalam ajang kompetisi inovasi pelayanan publik, Universitas Brawijaya Public Service Award (UBPSA) 2022 yang digelar oleh Tim Reformasi Birokrasi Universitas Brawijaya. Dua inovasi ini sebagai gebrakan baru dalam pengelolaan informasi di perguruan tinggi. Inovasi ini diharapkan mampu mempermudah sitivitas akademika untuk memperoleh informasi.
Dua aplikasi ini merupakan karya Prodi Ilmu Perpustakaan Sistem Informasi serta Pusat Sistem Informasi dan Kehumasan (PSIK) FIA UB. SIREKOD dan SIMEMORI memanfaatkan kreatifitas, kolaborasi dan teknologi opensouces berbasis web serta penunjang lainnya. “Hal ini mendukung pengeloalaan memori institusi dan institusi memori itu sendiri sebagai salah satu kebutuhan organisasi,” ujar M. Rosyihan Hendrawan, Inisiator SIREKOD dan SIMEMORI.
Aplikasi Sistem Informasi Memori (SIMEMORI) berusaha membantu masyarakat dalam memahami identitas organisasi FIA UB bahkan UB melalui memori institusi, termasuk visi dan misi, prestasi masa lalu serta pengalaman masa lalu. Seluruh informasi terekam di dalamnya. Menurut Rosyihan, hal ini dapat membentuk masa depan dan keberlanjutan organisasi melalui keunggulan, adaptasi perubahan teknologi serta budaya.
Melalui Aplikasi SIMEMORI, para sivitas akademik FIA UB dapat menyimpan momen, kejadian, kegiatan, prestasi sampai sejarah tentang FIA UB. Semuanya dapat berupa dokumen atau arsip foto sampai video lama yang nantinya akan dimasukan ke dalam aplikasi SIMEMORI. Seluruh memori akan terekam dengan jelas. “Dengan SIMEMORI, FIA UB berupaya menghimpun dan mengabadikan eksistensinya,” jelas Rosyihan.
Muhammad Rosyihan Hendrawan, S.IP., M.Hum seorang akademisi FIA UB sekaligus Inisiator SIMEMORI dan SIREKOD
Di sisi lain, Sistem Informasi Rekod (SIREKOD) mencoba menginisiasi tata kelola informasi (information governance initiatives) yang berbasis pada standar dan peraturan nasional serta internal UB. Upaya demikian juga dilakukan dalam mendukung inisiasi tata kelola kelembagaan yang baik (good governance), memenuhi kebutuhan lembaga serta memecahkan permasalahan terkait pengelolaan rekod atau arsip.
“SIREKOD disesuaikan dengan kaidah baku atau standar manajemen kearsipan yang baku,” tutur Rosyihan. SIREKOD berdampak pada kemudahan pengelolaan rekod atau arsip dinamis vital maupun inaktif. Dampak lainnya adalah dapat memenuhi tuntutan pimpinan akan kecepatan dan ketepatan proses kerja dan menuju paperless system serta efektifitas penggunaan ruang/sarana. Hal ini sebagai bukti kemajuan di FIA UB.
Kualitas dari kedua aplikasi ini nyatanya tak diragukan lagi. Keduanya mendapatkan dukungan dari berbagai pihak, khususnya pimpinan FIA UB. “Aplikasi SIMEMORI dimasukkan ke dalam salah satu program kerja dekan tahun 2023,” tutur Dosen FIA UB ini. Aplikasi ini juga didukung dengan program ketahanan memori yang digagas oleh FIA UB.
Rosyihan menuturkan bahwa dalam beberapa bulan terkahir setelah peluncuran atau launching Aplikasi SIMEMORI dan diadaknnya program ketahanan memori, banyak sivitas akademik yang mendonasikan momen, kegiatan, kenangan sampai sejarah mereka pada saat di lingkungan FIA UB.
Tampilan aplikasi SIREKOD (Sumber : FIA UB)
Tak kalah menarik, aplikasi SIREKOD akan dikembangkan dengan standar ISO terbaru sehingga dapat semakin adaptif terhadap standar manajemen kearsipan yang baik. Pengembangan aplikasi ini juga didukung dengan memperhatikan sumber daya manusia kearsipan yang kompeten di bidangnya.
Ia juga mengatakan bahwa teknologi teranyar ini wajib didukung oleh proses bisnis organisasi. Hal ini dalam upaya mendukung inovasi produk, layanan dan inovasi kelembagaan. Tak hanya itu, infrastruktur sarana dan prasarana khusus disesuaikan dengan standar kearsipan sebagai unit kersipan atau records center. Di FIA UB sendiri dinamakan Galeri Administrasi dan Kearsipan FIA UB (GAK FIA UB). (raf)
