Langkah Awal Menuju Sukses: Pentingnya Proses Onboarding dan Offboarding dalam Dunia Kerja

Kanal24, Malang – Sebagai seorang mahasiswa yang mengambil magang di salah satu perusahaan, mungkin kamu sudah tidak asing lagi dengan proses onboarding dan offboarding. Proses-proses ini merupakan tahapan yang penting dalam dunia pekerjaan, yang dimulai saat seorang karyawan pertama kali masuk ke perusahaan dan berakhir pada hari terakhirnya. Artikel ini akan membahas masing-masing dari proses tersebut dan menjelaskan mengapa keduanya sangat penting bagi perusahaan.

Apa itu Onboarding Karyawan?

Proses onboarding adalah tahapan dimana seorang karyawan baru diperkenalkan dan disiapkan untuk menjadi bagian dari organisasi. Pada hari pertama kerja, karyawan akan diberikan pengenalan mengenai perusahaan, budaya kerja, visi dan misi perusahaan, serta aturan dan kebijakan yang berlaku. Selain itu, mereka juga akan diperkenalkan dengan anggota tim serta menjalani pelatihan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas pekerjaan.

Proses onboarding yang efektif sangat penting bagi perusahaan. Pertama, proses ini membantu karyawan baru merasa diterima dan nyaman di lingkungan kerja yang baru. Dengan memperkenalkan mereka pada budaya dan nilai-nilai perusahaan, karyawan dapat lebih cepat beradaptasi dan terlibat dalam pekerjaan mereka. Selain itu, proses onboarding yang baik juga membantu mengurangi tingkat kecemasan dan stres yang mungkin dirasakan oleh karyawan baru, sehingga mereka dapat fokus pada pekerjaan dengan lebih baik.

Tidak jarang, perusahaan juga memberikan paket penunjang pekerjaan kepada karyawan baru sebagai bagian dari proses onboarding. Laptop, ID card, dan souvenir perusahaan merupakan contoh dari penunjang ini. Selain sebagai bentuk sambutan yang hangat, pemberian ini juga memberikan alat dan sarana yang diperlukan untuk karyawan dalam menjalankan tugas-tugas mereka dengan efisien.

Apa itu Offboarding Karyawan?

Di sisi lain, proses offboarding merupakan tahapan ketika seorang karyawan memutuskan untuk meninggalkan perusahaan. Pada saat ini, karyawan akan melalui proses penyelesaian tugas, pengalihan tanggung jawab kepada karyawan lain, serta pengumpulan dan pemindahan pengetahuan yang mereka miliki kepada rekan-rekan tim. Selain itu, proses offboarding juga melibatkan pembatalan akses dan hak-hak karyawan terhadap sistem dan data perusahaan.

Proses offboarding yang baik juga memiliki kepentingan yang tidak kalah penting bagi perusahaan. Pertama, ini memungkinkan perusahaan untuk menjaga hubungan baik dengan mantan karyawan dan membangun jaringan yang kuat di industri. Dalam dunia kerja yang terhubung erat, hubungan yang baik dengan mantan karyawan dapat membawa manfaat jangka panjang, seperti referensi dan peluang kerjasama di masa depan.

Selain itu, proses offboarding yang terencana dan terstruktur juga membantu perusahaan dalam mengelola pemindahan pengetahuan. Dengan memastikan bahwa pengetahuan dan informasi penting yang dimiliki oleh karyawan yang keluar tersimpan dengan baik dan dapat diakses oleh karyawan yang tersisa, perusahaan dapat menghindari kehilangan pengetahuan yang berharga dan meminimalkan dampaknya terhadap produktivitas.

Intip Alur Offboarding Karyawan

Sebelum kamu benar-benar meninggalkan kantor, proses offboarding menuntunmu melalui tahapan sesuai standar. Dikarenakan proses offboarding lumayan jarang dikenal oleh banyak orang, mari kenali tahapan umum yang dilakukan dalam proses offboarding, sebagai berikut :

1. Komunikasi ke atasan

Hal pertama yang harus kamu lakukan apabila berencana untuk keluar dari pekerjaanmu saat ini adalah dengan memberi tahu atasanmu terlebih dahulu. Kamu bisa melakukan konsultasi terkait surat pengunduran diri beserta ketentuan saat mengajukan resign. Nantinya, atasanmu akan menyampaikan hal tersebut kepada HR perusahaan. 

2. Mengurus dokumentasi

Setelah surat pengunduran disetujui, karyawan biasanya diminta untuk melakukan penandatangan dokumen-dokumen tertentu seperti dokumen pengunduran diri, agreement lainnya.

3. Transfer knowledge

Sebelum meninggalkan perusahaan, alangkah baiknya jika kamu memaparkan kinerja apa saja yang telah dilakukan sehari-hari dan apa saja tugas yang masih perlu dilakukan. Dengan transfer pengetahuan, rencana distribusi tugas pada anggota lainnya dapat dilakukan. Selain itu, orang baru yang akan mengisi posisimu akan paham dengan jobdesk nya kedepan. 

4. Exit Interview

Proses offboarding juga melewati sesi exit interview, yang mana diadakannya wawancara antara praktisi HR atau manajer dengan karyawan yang akan meninggalkan perusahaan untuk mengumpulkan feedback tentang pengalaman kerja mereka selama bekerja. Bertujuan mengumpulkan data yang dapat berupa kritik maupun saran dari karyawan tentang pengalaman selama bekerja dan hal-hal yang perlu diperbaiki. Hasil dari exit interview dapat digunakan oleh HR dan manajemen untuk mengevaluasi proses onboarding dan offboarding, serta untuk meningkatkan kinerja organisasi secara keseluruhan. 

5. Pengambilan dan pengembalian aset

Pada tahapan ini, kamu dapat mengambil barang-barang pribadi yang ditinggalkan di kantor. Begitu pun sebaliknya, apabila terdapat barang yang diberikan perusahaan seperti leptop, itu juga harus dikembalikan. 

6. Farewell

Setelah semua tahapan selesai, kamu sudah berada di ujung offboarding. Jangan lupa untuk melakukan perpisahan manis dengan rekan-rekan kerja dan atasan yang selama ini telah bekerja bersamamu.

Secara keseluruhan, baik proses onboarding maupun offboarding merupakan tahapan penting dalam siklus kerja seorang karyawan. Proses onboarding membantu karyawan baru untuk beradaptasi dan terlibat dalam pekerjaan mereka dengan cepat, sementara proses offboarding memastikan pemindahan pengetahuan yang baik dan menjaga hubungan baik dengan mantan karyawan. Oleh karena itu, perusahaan perlu memberikan perhatian yang cukup pada kedua proses ini untuk memastikan keberhasilan dan kesinambungan operasional mereka (rbs)