Kanal24, Jember – Tata kelola arsip desa yang baik akan memberikan kemudahan akses dalam pelayanan yang dilakukan oleh pemerintah desa. Maka sebagai upaya untuk memberikan pemahaman dan meningkatkan kemampuan pengelolaan arsip baik oleh pemerintah desa dan masyarakat maka kelompok pengabdian yang diketuai oleh Dr. Niken Lastiti Veri Anggaini, SAP., MAP. melakukan kegiatan pengabdian masyarakat di Desa Paseban Kecamatan Kencong, Kabupaten Jember, Jawa Timur.
Kegiatan pengabdian yang telah diselenggarakan secara hybrid selama dua minggu pada 2 Juli 2022 hingga 2 Agustus 2022 ini mengusung tema “Pendampingan Emergency Management of Archives dalam Mendukung Terwujudnya Desa Peduli Arsip”.
Dalam kegiatan ini Dr. Niken Lastiti Veri Anggaini, SAP., MAP. berkolaborasi dengan empat dosen lainnya, yaitu Anita Tri Widiyawati, S.S., M.A.; Drs. Romula Adiono, M.AP. yang merupakan dosen FIA UB; Faizatul Amalia, S.Pd., M.Pd. yang merupakan dosen FILKOM UB serta Novita Nurul Islami, S.Pd., M.Pd yang merupakan dosen Universitas Islam Negeri KH Achmad Siddiq Jember. Selain itu, tim juga melibatkan lima mahasiswa dari FIA dan FILKOM UB.
Terpilihnya Desa Paseban Kecamatan Kencong, Kabupaten Jember, Jawa Timur sebagai lokasi pengabdian karena letak Desa Paseban yang berpotensi terjadi bencana alam seperti tsunami dan banjir.
Tidak hanya itu, letak Desa Paseban juga berpotensi terjadi bencana puting beliung, gempa bumi, kebakaran, abrasi pantai, kelalaian manusia, dan juga bencana sosial. Oleh karena itu, melalui peningkatan pemahaman serta kemampuan dalam pengelolaan arsip baik oleh pemerintah desa maupun masyarakat akan membantu dalam mitigasi bencana.
Berdasarkan kebutuhan tersebut, tim Dr. Niken Lastiti Veri Anggaini bekerjasama dengan mitra memberikan solusi berdasarkan konsep Manajemen Keadaan Darurat Arsip sehingga menghasilkan kegiatan pelatihan mitigasi bencana arsip pegawai pemerintah Desa dan Masyarakat Desa Paseban. Pelatihan ini berkaitan dengan pemberian pengetahuan dan pemahaman, praktek sistem otomasi arsip, pendampingan penyelamatan arsip masyarakat melalui kegiatan laminating dan scan dokumen.
Dalam keterang tertulis yang diterima Kanal24 (18/11/2022) dijelaskan bahwa kegiatan pengabdian tersebut melibatkan sejumlah 70 peserta yang terdiri dari Kepala desa beserta perangkat desa, perwakilan Badan Usaha Milik Desa (BUMDes), perwakilan Badan Permusyawaratan Desa (BPD), perwakilan Kelompok Tani dan Nelayan, perwakilan pengelola arsip sekolah, anggota Pemberdayaan Kesejahteraan Keluarga (PKK) dan masyarakat Desa Paseban.
Hasil dari kegiatan pengabdian tersebut antara lain pembuatan aplikasi SIAMIS (Sistem Arsip Dinamis) untuk pengelolaan arsip dinamis desa, pelatihan penggunaan dan pendampingan.
Tahap pendampingan dilaksanakan selama 4 minggu yang merupakan tindak lanjut dari penyuluhan dan pelatihan yang telah diberikan pada peserta selama 2 hari di balai desa Paseban. Dalam kegiatan ini diharapkan peserta akan dapat langsung mempraktekkan penggunaan SIAMIS dalam mengelola arsip dinamis desa.
Pendampingan yang dilakukan mulai dari log in, memahami fitur-fitur dalam SIAMIS, cara menginput data, kategorisasi arsip dan mencari data dan arsip saat diperlukan. Dari keseluruhan kegiatan pengabdian yang diketuai oleh Dr. Niken Lastiti Veri Anggaini, SAP., MAP ini mendapatkan hasil yang positif dari perangkat Desa Paseban maupun Masyarakat Desa Paseban. (din)
