Malang, Kanal24 – SIREKOD dan SIMEMORI yang dikembangan oleh FIA UB mendapat penghargaan dalam Universitas Brawijaya Public Service Award (UBPSA) 2022 yang diumumkan saat Rapat Senat Terbuka Lustrum Ke-XII Universitas Brawijaya 5 Januari 2023 lalu. Dua inovasi ini menjadi warna baru dalam penyegaran informasi di perguruan tinggi. Gebrakan dalam bidang arsip ini dianggap novelty/ memenuhi unsur kebaharuan.
Kompetisi pelayanan publik ini diselenggarakan oleh Tim Reformasi Birokrasi Universitas Brawijaya. Kompetisi ini melombakan inovasi di lingkungan UB. “Aplikasi SIREKOD dan SIMEMORI memenuhi seluruh pedoman inovasi yang ada di UB PSA,” ungkap Wawan Sobari, Ketua Pelaksana Universitas Brawijaya Public Service Award 2022 (9/1/2023).
Menurutnya, dua inovasi ini memiliki kebaharuan, efektif, bermanfaat, bisa menyelesaikan masalah, dan juga bisa direplikasi. Terkait hal ini, harapannya lembaga atau institusi lain mampu mereplikasi sehingga memberikan pelayanan yang prima.
“Kebaharuannya yang paling penting. Kalau SIREKOD dan SIMEMORI digabung, ini memberikan kebaharuan/novelty dalam pelayanan kearsipan,” tutur Wawan saat dihubungi oleh Tim Kanal24. Perubahan yang signifikan di bidang kearsipan sebagai hal yang menarik.
Di sisi lain, FIA UB yang diwakili oleh Rosyihan Hendrawan sebagai pengelola dua aplikasi ini, mengatakan bahwa kedua teknologi ini memanfaatkan kreatifitas, kolaborasi dan teknologi opensouces berbasis web serta penunjang lainnya. SIREKOD dan SIMEMORI dirasa dapat membentuk masa depan dan keberlanjutan organisasi melalui keunggulan, adaptasi perubahan teknologi serta budaya. Hal ini tentunya sebagai inovasi yang menarik dan layak mendapat anugerah.
Penelusuran Data Arsip Sirekod (Sumber : FIA UB)
Wawan juga menjelaskan bahwa inovasi ini belum banyak dikembangkan di Indonesia. Apalagi sifatnya yang menggabungkan pelayanan arsip bersifat rekod ditambah dengan sifat terbuka kepada publik. “Menarik dan jarang di Indonesia,” ujar Wawan.
Ia juga menambahkan bahwa SIREKOD dan SIMEMORI ini menggunakan pendekatan informasi tak hanya kearsipan saja. Tentunya hal ini lebih luas dijangkau oleh setiap orang. Informasi yang ada di dalam kedua aplikasi tersebut dengan mudah diakses.
“Sangat layak untuk ditiru lembaga arsip yang lain dan sangat penting,” pungkasnya. Wawan mengatakan bahwa nilai replikasi yang ada membuat SIMEMORI dan SIREKOD layak ditiru. Terutama menyasar pada lembaga yang mengelola arsip. Ia juga mengatakan bahwa pendekatan yang dilakukan harus kepada pendekatan informasi.
Harapannya, kedua aplikasi ini dapat diikutsertakan dalam kompetisi yang lebih tinggi, baik di Kemendikbudristek dan juga kompetisi pelayanan publik di Kemenpan RB. Tentunya dengan berbekal kematangan dari dua aplikasi ini.
Dengan adanya SIREKOD, arsip vital dan arsip dinamis inaktif FIA UB dapat dikelola dengan kaidah manajemen kearsipan yang baku. Di sisi lain, SIMEMORI membantu dalam memahami identitas organisasi FIA UB bahkan UB melalui memori institusi, termasuk visi dan misi, prestasi masa lalu serta pengalaman masa lalu,
Dua aplikasi karya Prodi Ilmu Perpustakaan Sistem Informasi serta Pusat Sistem Informasi dan Kehumasan (PSIK) FIA UB telah melewati masa penggodokan selama tiga tahun. Dukungan demi dukungan pun mengalir. Pembaharuan di lingkungan FIA UB ini nyatanya patut diapresiasi. (raf)
