Kanal24, Jakarta – Di tengah percepatan digitalisasi pemerintahan, persoalan arsip tidak lagi berhenti pada penyimpanan dokumen, tetapi menyangkut kepercayaan data dan keberlanjutan pengetahuan. Tanpa sistem yang terstandar, risiko inkonsistensi hingga manipulasi informasi menjadi semakin terbuka.
Isu ini mengemuka dalam Focus Group Discussion (FGD) Festival Kearsipan yang melibatkan Bank Indonesia bersama kementerian dan lembaga, di Kantor Pusat Bank Indonesia, Jakarta, Rabu (8/4/2026). Forum ini menjadi bagian dari rangkaian Road to Festival Kearsipan 2026 yang diarahkan untuk memperkuat ekosistem arsip digital nasional.
Dosen Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya, Muhammad Rosyihan Hendrawan, menilai persoalan utama dalam transformasi digital terletak pada lemahnya fondasi tata kelola informasi, terutama dalam aspek standardisasi.
“Standardisasi kearsipan digital sangat fundamental, tetapi sering diabaikan. Padahal, ini adalah fondasi utama agar arsip bisa dipercaya, terintegrasi, dan berkelanjutan,” ujarnya.
Fragmentasi Sistem Masih Terjadi
Berdasarkan hasil diskusi, pengelolaan arsip di Indonesia masih berjalan parsial. Setiap kementerian dan lembaga memiliki standar, format, dan sistem yang berbeda, sehingga menyulitkan integrasi data.
Selain itu, transformasi juga menghadapi tantangan perubahan budaya kerja dari arsip fisik ke digital, keterbatasan sumber daya manusia, hingga kesiapan infrastruktur teknologi dan keamanan informasi.
Hendrawan menegaskan, tanpa standar yang kuat, berbagai risiko akan muncul, mulai dari inkonsistensi metadata hingga lemahnya integritas arsip.
Standar Jadi Kunci Integrasi Data
Menurutnya, penerapan standar tidak hanya menjamin keaslian arsip, tetapi juga menjadi kunci interoperabilitas sistem dalam ekosistem digital.
“Standar memungkinkan interoperabilitas semantik antarsistem, yang sangat penting untuk mendukung Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik dan integrasi data nasional,” jelasnya.
Lebih jauh, standar juga berperan dalam menjawab persoalan preservasi digital jangka panjang. Penggunaan kerangka seperti OAIS dan PREMIS memungkinkan arsip tetap dapat diakses meskipun terjadi perubahan teknologi dalam jangka panjang
Belajar dari Praktik Bank Indonesia
Dalam forum tersebut, Bank Indonesia memaparkan praktik pengelolaan arsip yang telah mengacu pada standar internasional seperti ISO 9001, ISO 30301, dan ISO 15489.
Pendekatan ini dinilai mampu meningkatkan kualitas pengelolaan arsip sekaligus mendukung pengambilan keputusan berbasis data. Selain itu, Bank Indonesia juga telah mengintegrasikan proses bisnis kearsipan secara end-to-end dalam sistem digital yang terhubung.
Arah Baru: Arsip sebagai Infrastruktur Pengetahuan
FGD ini menargetkan lahirnya rekomendasi strategis, mulai dari penyusunan roadmap transformasi hingga penguatan kolaborasi lintas lembaga dan perguruan tinggi.
Hendrawan menekankan bahwa transformasi arsip digital harus bergerak lebih jauh dari sekadar penyimpanan.
“Arsip digital tidak cukup hanya disimpan. Ia harus dapat ditemukan, diintegrasikan, dan dimanfaatkan kembali,” ujarnya.
Menurutnya, standardisasi menjadi kunci untuk menjadikan arsip sebagai infrastruktur pengetahuan yang dapat diandalkan.
Menuju Ekosistem Kearsipan Terintegrasi
FGD ini menargetkan lahirnya rekomendasi strategis, termasuk penyusunan roadmap transformasi, identifikasi quick wins, serta penguatan kolaborasi antara kementerian/lembaga dan perguruan tinggi .
Dalam jangka panjang, forum ini diharapkan mampu mendorong terbentuknya ekosistem kearsipan nasional yang terintegrasi, kolaboratif, dan berkelanjutan secara lintas sektor.
Hendrawan menegaskan bahwa arah transformasi arsip digital harus bergeser dari sekadar penyimpanan data menjadi pembangunan infrastruktur pengetahuan.
“Arsip digital tidak cukup hanya disimpan. Ia harus dapat ditemukan, diintegrasikan, dan dimanfaatkan kembali. Standardisasi adalah kunci untuk mengubah arsip menjadi trusted, interoperable, dan actionable knowledge infrastructure,” ujarnya.
Sebagai tindak lanjut, dijadwalkan rangkaian kegiatan Roadshow Arsip Bank Indonesia Goes to Campus di Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Brawijaya, pada Mei mendatang. Kegiatan tersebut akan menghadirkan kuliah tamu serta pemberian apresiasi bagi pemenang lomba karya ilmiah, resensi buku, fotografi, dan kampanye kearsipan yang melibatkan mahasiswa.
Forum ini menegaskan bahwa masa depan tata kelola kearsipan di Indonesia sangat ditentukan oleh kemampuan negara dalam mengelola arsip digital secara sistematis, terstandar, dan berorientasi pada nilai pengetahuan.(Hdr/Din)
