Kanal24, Malang – Di balik setiap agenda resmi Universitas Brawijaya, terdapat standar keprotokoleran yang bekerja memastikan seluruh rangkaian acara berlangsung tertib, profesional, dan sesuai aturan. Mulai dari penempatan tamu kehormatan, tata upacara, hingga penggunaan simbol negara, seluruhnya menjadi bagian penting dalam menjaga citra dan marwah institusi di hadapan masyarakat maupun mitra kerja.
Pentingnya peran tersebut dibahas dalam program Info Keprotokoleran Universitas yang diproduksi UBTV di Studio UBTV Lantai 2 Gedung Direktorat Universitas Brawijaya, Senin (3/8/2026). Kepala Divisi Sekretariat Pimpinan dan Protokoler Universitas Brawijaya, Sri Sunarmi, S.Sos., M.M., menegaskan bahwa keprotokoleran bukan sekadar mengatur jalannya sebuah acara, tetapi menjadi representasi profesionalisme Universitas Brawijaya sebagai perguruan tinggi negeri berbadan hukum (PTNBH).
Baca juga:
Mahasiswa Prancis Kagum Riset Pertanian UB, Sebut Layak Jadi Inspirasi
Keprotokoleran Bukan Sekadar Mengatur Jalannya Acara
Sri menjelaskan, seluruh kegiatan resmi di lingkungan Universitas Brawijaya mengacu pada Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan yang mengatur tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan. Selain itu, pelaksanaannya juga disesuaikan dengan Peraturan Menteri Pendidikan Tinggi, Sains, dan Teknologi Nomor 8 Tahun 2026 sebagai pedoman penyelenggaraan kegiatan di lingkungan perguruan tinggi.
Menurutnya, kepatuhan terhadap regulasi tersebut merupakan bagian dari upaya menjaga identitas dan kehormatan institusi.
“Seluruh institusi menggunakan pedoman itu. Kami menerapkannya agar marwah Universitas Brawijaya tetap terjaga,” ujarnya.
Sebagai perguruan tinggi berstatus PTNBH, Universitas Brawijaya dinilai menjadi salah satu kampus yang kerap menjadi rujukan sekaligus sorotan berbagai pihak, baik kementerian, perguruan tinggi lain, maupun mitra strategis. Karena itu, setiap kegiatan resmi harus diselenggarakan sesuai standar keprotokoleran.
Sri menilai, kesalahan dalam tata tempat maupun tata penghormatan bukan sekadar persoalan teknis. Hal tersebut dapat memengaruhi penilaian tamu terhadap profesionalisme institusi.
“Kalau kegiatan formal tidak mengikuti aturan keprotokoleran, citra institusi juga ikut dipertaruhkan. Kami harus memastikan setiap tamu merasa dihormati,” katanya.
Detail Kecil yang Menentukan Kesan Besar
Di balik kelancaran sebuah acara resmi, terdapat banyak aspek yang harus diperhatikan oleh petugas protokol. Mulai dari keberadaan lambang negara, posisi bendera Merah Putih, penempatan logo institusi, hingga susunan tempat duduk tamu kehormatan menjadi bagian yang tidak boleh diabaikan.
Sri mengungkapkan, kesalahan yang paling sering ditemui justru berasal dari hal-hal kecil yang sering luput dari perhatian penyelenggara.
“Saya selalu mengecek apakah lambang negara sudah terpasang, posisi bendera sudah benar atau belum, sampai tata letak logo. Hal-hal kecil seperti itu sering dianggap sepele, padahal dampaknya besar,” ungkapnya.
Selain memahami regulasi, petugas protokol juga dituntut mampu tetap tenang ketika menghadapi situasi tak terduga. Menurut Sri, kepanikan justru akan terlihat oleh peserta dan tamu sehingga dapat mengurangi kesan profesional dalam penyelenggaraan acara.
Karena itu, Divisi Sekretariat Pimpinan dan Protokoler UB secara rutin menggelar sosialisasi mengenai keprotokoleran, khususnya bagi tenaga kependidikan yang baru bergabung maupun pegawai yang mendapatkan penugasan di bidang tersebut.
“Pedoman harus dipahami oleh semua penyelenggara kegiatan agar kesalahan yang sama tidak terus terulang,” ujarnya.
Beradaptasi dengan Kerja Sama Internasional
Meningkatnya kerja sama internasional Universitas Brawijaya turut membawa tantangan baru dalam penerapan keprotokoleran. Setiap tamu dari luar negeri memiliki budaya, tradisi, dan kebiasaan yang berbeda sehingga membutuhkan penyesuaian dalam proses penyambutan.
Meski demikian, Sri menegaskan bahwa penyesuaian tersebut tetap dilakukan tanpa mengesampingkan budaya dan nilai yang berlaku di Indonesia.
Menurutnya, koordinasi dengan institusi mitra menjadi langkah penting agar setiap bentuk penghormatan dapat diterima kedua belah pihak.
“Kalau menerima tamu dari luar negeri tentu kami mempelajari budaya mereka. Namun penyesuaiannya tidak dilakukan secara mentah-mentah. Kami tetap menyesuaikan dengan budaya Indonesia melalui kesepakatan antarprotokol,” jelasnya.
Sebagai contoh, apabila terdapat kebiasaan tertentu yang tidak sesuai dengan budaya Indonesia, tim protokol akan mencari alternatif lain yang tetap menghormati tamu tanpa mengabaikan norma yang berlaku.
Ke depan, Universitas Brawijaya menargetkan seluruh unit kerja memiliki standar keprotokoleran yang seragam. Sosialisasi akan terus dilakukan agar seluruh penyelenggara kegiatan memahami tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan sesuai regulasi yang berlaku.
Melalui langkah tersebut, Universitas Brawijaya berharap setiap agenda resmi tidak hanya berjalan tertib, tetapi juga mampu memperkuat citra kampus sebagai perguruan tinggi yang profesional, berintegritas, dan siap bersaing di tingkat nasional maupun internasional. (ern)
